Copilot trong Excel không chỉ giúp người dùng tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác trong các tác vụ phức tạp. Đặc biệt là các tác vụ liên quan đến phân tích số liệu, đề xuất công thức tính và trực quan hóa dữ liệu.
Trong bài viết này, MM Technology hướng dẫn bạn cách sử dụng Copilot trong Excel chi tiết nhất. Từ cơ bản đến nâng cao!
1. Copilot trong Excel là gì?
Copilot được thiết kế để tối ưu hóa quy trình làm việc và tăng cường hiệu quả trên toàn bộ hệ sinh thái Microsoft 365.
Công cụ này hoạt động bằng cách cung cấp hỗ trợ theo ngữ cảnh và tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại. Thông qua đó, nó cho phép người dùng chuyển trọng tâm sang các hoạt động có giá trị cao hơn.
Điển hình như trong Excel, Copilot chịu trách nhiệm phân tích dữ liệu, đưa ra đề xuất thông minh, tự động hóa tác vụ, trực quan hóa số liệu “khô khan” bằng các hình ảnh trực quan. Tất cả đều nằm trong giao diện bảng tính quen thuộc!
2. Các tính năng chính của Copilot trong Excel
Để giúp bạn dễ hình dung nhất, chúng tôi tóm tắt nhanh các tính năng chính của Copilot trong Excel như sau:
- Phân tích dữ liệu: Tự động phân tích và tìm kiếm xu hướng trong tập dữ liệu lớn.
- Gợi ý công thức: Cung cấp công thức phù hợp dựa trên yêu cầu.
- Tạo biểu đồ và báo cáo: Hỗ trợ tạo biểu đồ trực quan và báo cáo nhanh chóng.
- Tự động hóa tác vụ: Giảm thiểu thời gian cho các tác vụ lặp đi lặp lại.
- Gợi ý nội dung: Đưa ra gợi ý cho nội dung văn bản, giúp nâng cao chất lượng tài liệu.
- Tìm kiếm thông tin: Cung cấp câu trả lời nhanh chóng cho các câu hỏi liên quan đến dữ liệu.
- Hỗ trợ nhiều ngôn ngữ: Hoạt động với nhiều ngôn ngữ khác nhau, phục vụ người dùng toàn cầu.
3. Cách kích hoạt Copilot trong Excel
Để sử dụng các tính năng liên quan đến AI Copilot trong Excel, người dùng cần đăng ký gói Microsoft 365 tương ứng.
- Với cá nhân, Copilot tích hợp sẵn trong các gói Microsoft 365 Personal và Family.
- Với doanh nghiệp, Copilot là một tiện ích bổ sung (add-on) dành cho các gói Microsoft 365 Business.
Liên hệ MM Technology – Đối tác của Microsoft tại Việt Nam để được hỗ trợ chi tiết nhất.
4. Hướng dẫn cách dùng Copilot trong Excel
Về cơ bản, bạn sẽ thấy biểu tượng Copilot xuất hiện trên thanh công cụ của Excel. Nhấp vào biểu tượng này để bắt đầu cuộc trò chuyện với AI. Sau đó, bạn đặt câu hỏi hoặc yêu cầu để Copilot thực hiện.
Xem hướng dẫn chi tiết bên dưới:
- Mở bảng tính Excel của bạn
- Nhấp vào biểu tượng Copilot trên thanh công cụ
- Nhập yêu cầu của bạn vào khung chat
Tham khảo một số câu lệnh gợi ý:
- Phân tích dữ liệu: “Phân tích xu hướng doanh thu theo từng tháng” hoặc “Tìm các sản phẩm bán chạy nhất ở khu vực miền Nam”.
- Tạo công thức: “Tính tổng lợi nhuận của tất cả các mặt hàng” hoặc “Tạo công thức để tính tỷ lệ tăng trưởng doanh số mỗi quý”.
- Sắp xếp và lọc: “Sắp xếp dữ liệu theo doanh thu giảm dần” hoặc “Lọc ra các đơn hàng có giá trị trên 1 triệu đồng”.
- Tạo biểu đồ: “Vẽ biểu đồ cột thể hiện doanh thu theo từng loại sản phẩm” hoặc “Tạo bảng Pivot Table tổng hợp doanh số theo từng nhân viên bán hàng”.
- Giải thích dữ liệu: “Giải thích ý nghĩa của dữ liệu trong cột Tỷ suất lợi nhuận”.
5. Các ví dụ thực tế về việc sử dụng Copilot trong Excel
Dưới đây là một số ví dụ về cách sử dụng Copilot trong thực tế với Excel. Tùy theo dữ liệu và nhu cầu cụ thể, bạn có thể khai thác sao cho hiệu quả nhất.
5.1 Phân tích hiệu suất bán hàng
Ví dụ bạn có bảng tính chứa thông tin về ngày bán, sản phẩm, doanh số, khu vực, tên nhân viên.
Bạn có thể yêu cầu Copilot “Tìm tổng doanh số của từng sản phẩm trong quý 2 năm nay và hiển thị dưới dạng biểu đồ cột”.
AI Copilot sẽ tự động lọc dữ liệu quý 2, tính tổng doanh số từng sản phẩm, và tạo ngay một biểu đồ cột trực quan.
5.2 Dự báo ngân sách
Ví dụ bạn đang có bảng dữ liệu chi phí hàng tháng của công ty trong 2 năm qua.
Bạn có thể yêu cầu Copilot “Dự đoán chi phí vận hành cho 6 tháng tới dựa trên dữ liệu lịch sử này”.
AI Copilot có thể áp dụng các mô hình dự báo đơn giản và đưa ra một bảng dữ liệu dự kiến chi phí, giúp bạn lập kế hoạch tốt hơn.
5.3 Quản lý tồn kho
Ví dụ bạn có bảng dữ liệu về tồn kho của doanh nghiệp.
Bạn có thể yêu cầu Copilot “Liệt kê các mặt hàng có số lượng tồn hơn 50 đơn vị”.
Copilot sẽ lọc danh sách và hiển thị tên các mặt hàng có số lượng tồn kho như yêu cầu.
5.4 Tìm kiếm thông tin
Ví dụ bạn đang có bạn bảng dữ liệu về danh sách khách hàng với thông tin liên hệ, lịch sử mua hàng.
Bạn có thể yêu cầu Copilot “Tìm tất cả khách hàng ở Thành phố Hồ Chí Minh đã mua sản phẩm X trong 3 tháng gần đây”.
Copilot sẽ lọc và hiển thị danh sách khách hàng chính xác theo yêu cầu của bạn.
5.5 Giải thích chỉ số
Ví dụ bảng có một bảng dữ liệu phức tạp với một cột chứa “Tỷ suất lợi nhuận gộp”.
Bạn có thể yêu cầu Copilot “Giải thích Tỷ suất lợi nhuận gộp là gì và tại sao nó quan trọng đối với doanh nghiệp?”.
Copilot sẽ cung cấp một định nghĩa rõ ràng và giải thích ý nghĩa tài chính của chỉ số đó.
6. Một số câu hỏi thường gặp
Dưới đây là một số câu hỏi thường gặp khi sử dụng Copilot trong Excel.
6.1 Copilot có thể hỗ trợ ngôn ngữ nào?
Copilot hỗ trợ nhiều ngôn ngữ khác nhau, bao gồm tiếng Anh, tiếng Việt và nhiều ngôn ngữ khác. Bạn có thể thay đổi ngôn ngữ trong cài đặt của Excel.
6.2 Copilot có thay thế tôi làm việc với Excel không?
Không. Bạn vẫn là người kiểm soát và đưa ra quyết định cuối cùng.
6.3 Dữ liệu của tôi có an toàn khi dùng Copilot không?
Microsoft cam kết bảo mật dữ liệu. Dữ liệu của bạn luôn được bảo vệ.
6.4 Tôi có thể đăng ký Copilot trong Excel ở đâu?
Liên hệ MM Technology thông qua hotline 02873 004 009 để được hỗ trợ tốt nhất. Chúng tôi hiện đang là Solutions Partner for Mordern Work của Microsoft tại Việt Nam.
7. Tạm kết
Nhìn chung, Copilot “giải phóng” chúng ta khỏi những công thức phức tạp lẫn những giờ làm việc căng thằng với bảng tính. Không chỉ là một công cụ AI tiên tiến, nó còn là bằng chứng cho thấy công nghệ đang dần xóa bỏ rào cản kỹ thuật.
Hãy thử sử dụng Copilot trong Excel ngay hôm nay!
